Een project is slechts haalbaar als de inkomsten en uitgaven in evenwicht zijn.
Schat je uitgaven goed in
Vooraf inschatten van alle uitgaven is doorgaans niet eenvoudig. Bestudeer dus indien mogelijk een begroting van een soortgelijk initiatief om te kijken of aan alle posten is gedacht.
Nadat je alle uitgavenposten en inkomstenposten hebt geïnventariseerd, kan de invulling beginnen.
Voor de uitgaven betekent dit: bepalen hoeveel werkdagen je zult bezig zijn aan de voorbereiding van de activiteit, aan het verzamelen van gegevens, bepalen hoeveel de locaties kosten, hoeveel het kost om een publicatie te laten lay-outen, te laten drukken, enz.
Vraag hiervoor richtprijzen en richtoffertes op. Dit vraagt heel veel werk en het is verleidelijk een wilde gok te wagen. Dit kan je achteraf zuur kan opbreken… Neem dus daadwerkelijk contact op met bijvoorbeeld de locatie die je zou willen gebruiken voor je activiteit(en) en vraag aan de locatiebeheerder of de locatie beschikbaar is; vraag ook een richtprijs ten behoeve van de begroting.
Wees royaal in je schatting van wat je nodig hebt. Zet zeker niet te laag in: je creëert op dat moment je speelruimte.
Een begroting achteraf aanpassen is meestal niet eenvoudig
Je kunt wel schuiven tussen uitgavenposten maar meer geld vragen dan oorspronkelijk begroot is meestal niet mogelijk. Zorg ervoor dat de inkomsten die je begroot, ook daadwerkelijk zullen binnenkomen. Zet dus bijvoorbeeld de verbintenissen waartoe de sponsor zich engageert op papier en overschat bijvoorbeeld de inkomsten van de verkoop van je boek niet.
