Projectdossiers schrijven

Een Socius netwerk site

Oefening: vooronderzoek

Onderwerp Progress:

In de voorstudie inventariseer je welke gegevens je zal nodig hebben voor als je op de projectoproep wil ingaan.

In deze quiz verwijzen we naar de (fictieve) projectoproep: Bovenste Beste Buurt (pdf, opent in nieuw tabblad) van de Stichting Harlekijn (het project moet nog beginnen of is lopende).

Je hoeft al deze gegevens nog niet meteen te hebben klaarliggen, maar bekijk wat nodig is en of je ze beschikbaar hebt en/of beschikbaar moet stellen.

Welke gegevens nuttig en/of nodig zijn, is afhankelijk van de aard van de projectoproep en dus relatief.

Je zou kunnen denken ‘hoe meer we te weten komen, hoe beter’, maar niet alle info is beschikbaar of relevant en meestal heb je geen zee van tijd om de projectoproep in te vullen.

Neem de projectoproep een eerste maal door en vul onderstaande quiz in door 1, 2, 3 of 4 sterretjes aan te klikken:

  • Gegevens hierover zijn niet nodig.
  • Gegevens hierover zijn nuttig maar niet echt nodig.
  • Gegevens hierover zijn nodig.
  • Gegevens hierover zijn nuttig en nodig bij dit project.

Vergelijk vervolgens jouw antwoorden met onze inschatting.

Voorstudie

Onderwerp

Een project dat niet aansluit bij de missie en werking van je organisatie zal negatief beoordeeld worden omdat men kan twijfelen over de goede bedoelingen en/of de slaagkansen.
Wanneer een project duidelijk past binnen je missie en visie en in het verlengde ligt van de werking van je organisatie, dan draagt dit bij tot de opbouw van het vertrouwen dat nodig is om de jury te overtuigen.

Reglement

Om je te verzekeren van een foutloze invulling van de projectaanvraag dien je eerst na te kijken of je alle gegevens hebt. Lees het reglement nog eens na. Soms vraagt men bijvoorbeeld de actuele statuten van je vzw. Die vind je vaak niet snel terug en het is niet onmogelijk dat die statuten nooit zijn geactualiseerd. Kijk dus goed na of je alle benodigde gegevens ter beschikking hebt.
Zelfs al ben je - na lezing van het reglement - ervan overtuigd dat alle nodige gegevens beschikbaar zijn, neem dan toch even de tijd om dit na te kijken. Meestal heb je geen zee van tijd om de projectoproep in te vullen.

Samenstelling jury

Indien je zeker bent van je stuk en je projectidee dan kan je de gegevens hierover negeren. Soms is de jury niet bekend en vraagt het wat ‘speurwerk’ om te weten wie er in zetelt. Dit kan echter wel een overbodige inspanning zijn wanneer de criteria van de projectoproep helder en nauwkeurig zijn.
Weten wie er in de jury zit en wat de achtergrond van de juryleden is, kan je helpen om je project en je argumenten zo uit te werken dat ze aansluiten bij de expertise en voorkeuren van de juryleden. Het geeft je een voordeel bij de beoordeling en de vergelijking van de ingezonden projectvoorstellen.

Winnaars

Zijn er eerdere, gelijkaardige projectoproepen geweest? Zijn de winnende projecten bekend? Is de motivering van de toenmalige jury bekend? Deze informatie is enkel nuttig als het over een opvolgproject gaat.
Indien je grote concurrentie verwacht van andere projectaanvragen, kan het inspirerend zijn om te zien welke projecten het eerder gehaald hebben. Zo leer je iets over de voorkeuren van de jury, hoe zij het reglement interpreteren én je kan herhaling vermijden.

Actualiteit

Dit heeft weinig of niets te maken met de concrete uitwerking van ons project en leidt ons wellicht af van de kern en bedoeling van wat er kan gerealiseerd worden. Is dat zo?
Zelfs al zou de projectoproep niets te maken hebben met de directe actualiteit, een verband vinden maakt je dossier sterker. Je sluit aan bij de behoeften en problemen van deze tijd en motiveert zo de noodzaak van je projectvoorstel.

Partners

De zoektocht naar gegevens over potentiële partners en het afspreken van samenwerkingsverbanden vraagt meer energie dan het zal opleveren. Het verband met de eigen missie dreigt te verwateren. Tenzij je reeds in partnerships zit of de projectoproep uitdrukkelijk naar de meerwaarde van samenwerking verwijst, lijkt dit een overbodige zoektocht binnen het kader van de projectoproep.
In samenwerking met andere organisaties of groepen kan je misschien meer middelen, expertise en draagvlak inbrengen om je project te doen slagen. Eigenlijk hoor je deze gegevens reeds ter beschikking te hebben, want het betreft de stakeholders van je organisatie.

Sponsors

Een sponsordossier uitwerken, vraagt gegevens en expertise die we niet in huis hebben. Het is wel zinvol als we een vaste sponsor kunnen overtuigen. Die connectie en bijhorende info dient in dat geval niet opgezocht te worden omdat het al beschikbaar is. Misschien is het niet wenselijk om zich te associëren met een commerciële organisatie.
Het loont de moeite om aanvullende financiering te realiseren. Het geeft extra mogelijkheden om het project uit te werken en het komt goed over. Het is een inspanning die je wellicht al voor het geheel van de werking of bijzondere activiteiten hebt gedaan en waarvan de ervaring en gegevens ook in de toekomst, en zelfs zonder een goedgekeurd project, nuttig kunnen zijn.

Competenties

De competenties van onze bestuurders zijn niet gekend en ook niet van belang. Ze zijn onvoldoende betrokken bij de dagelijkse werking. Die gegevens opvragen zou zelfs onrust of ongemak veroorzaken. De competenties van de medewerkers zijn bekend maar doen er niet toe omdat er extra personeel zal ingezet worden bij goedkeuring van het project.
Aantonen dat in onze organisatie de juiste expertise en ervaring aanwezig is om het project te doen slagen, vereist dat we zicht hebben op de beschikbare competenties. Zowel om het project leiding te geven (bestuur) als om het uit te voeren (medewerkers).

Kosten / baten

Om dit te realiseren zijn gegevens nodig die moeilijk vooraf in te schatten zijn. Zonder een redelijk realistische begroting komt wellicht geen enkele projectaanvraag in aanmerking om goedgekeurd te worden. Dit is dus wel nodig. Het is meestal een voorwaarde om te mogen meedingen. Impact van het initiatief inschatten vergt zeker het verzamelen van gegevens.
Het is een voorwaarde om mee te mogen doen (formeel) en het hoort bij 'goed besturen' dat je een begroting opmaakt. Het laat je toe de vereiste middelen te plannen. Impact van het initiatief inschatten, vergt zeker het verzamelen van gegevens. Vooraleer het project uit te werken, vraagt dit enige bezinning: welke gegevens zal je nodig hebben, vooraf, tijdens en na het project?

Behoeften

Hiervoor hoeven we geen extra gegevens te verzamelen. Ze zijn beschikbaar in de voortgangsrapportage over de uitvoering van ons beleidsplan. We kunnen deze gegevens overnemen.
Specifieke gegevens gebruiken over de noden en behoeften van het doelpubliek waar het project op mikt, vormt een bijkomende argumentatie over de zinvolheid van wat we willen doen en realiseren. Dat versterkt onze projectaanvraag.

Risico's

Voor de zwaktes van onze organisaties hoeven we geen extra gegevens te verzamelen. Ze zijn beschikbaar in de SWOT-analyse bij de voorbereiding van ons beleidsplan. Een aparte risicoanalyse maken voor een deelproject lijkt overkill.
Willen we een vernieuwend en uitdagend project aanbieden, dan zullen we nieuwe risico’s moeten nemen. Het is goed om die vooraf in te schatten en scenario’s te voorzien om bij tegenslag het project toch positief te kunnen afronden. Dit vraagt een goed kennis van de randvoorwaarden die ons project mee bepalen.

RSS Projectoproepen op socius.be

Een site van


Steunpunt Sociaal-cultureel werk vzw
Sainctelettesquare 19
1000 Brussel
www.socius.be
Met de steun van
Met de steun van de Vlaamse Gemeenschap