Subsidie of opdracht?
Kijk na of jouw organisatie geld zal krijgen via een subsidieregeling of via een opdracht. In het laatste geval is jouw organisatie immers onderhevig aan BTW!
Wees realistisch
Probeer een realistisch budget te maken. Niet te hoog en niet te laag. Bovendien is het handig om te weten hoeveel de subsidiegever gemiddeld per aanvraag geeft. Daarmee voorkom je de situatie dat je € 12500 aanvraagt bij een fonds dat maximaal € 10000 geeft.
Scenario’s
Je zou van elke begroting drie scenario’s kunnen maken.
- De wensbegroting is de financiële vertaling van een optimistisch scenario. Dit is de projectsubsidieaanvraag.
- Het realistische scenario mondt uit in een werkbegroting, waarmee je kan onderhandelen als blijkt dat de subsidieverstrekker wel geld wil geven, maar niet zoveel als gewenst.
- De minimale begroting is een pessimistisch scenario. Op basis van deze begroting kan je bepalen wat de ondergrens is waarvoor je het project nog kan realiseren. Gaat de subsidiegever onder dit bedrag, dan is het aan jou om het project af te blazen.
Detailleer, maar overdrijf niet
Zo kan je elke fase nog onderverdelen in verschillende posten.
Bijvoorbeeld: je wilt in je project een feest voorzien voor vrijwilligers. Voorzie enkel een post personeelskosten en werkingskosten. Begin de werkingskosten niet op te delen in vergaderlokaal (€ 75), drank (€ 55), audiovisueel materiaal (€ 50), broodjes (€ 150), brochures (€ 300), enz. Doe je dit wel en ga je te veel in detail dan maak je het moeilijk voor jezelf. Achteraf zal je dan moeten verantwoorden waarom je schuift tussen posten. Je kunt de verschillende detailposten wel tussen haakjes achter het woord werkingskosten zetten.
Vraag advies bij de opdrachtgever
Vraag eventueel aan de subsidiegever zelf of je een concept kunt opsturen, omdat je niet zeker weet of je het goed doet. Vaak zijn ze bereid je een beetje te helpen.
