Aan de uitgavenkant bevat je begroting twee grote onderdelen: personeelskosten en werkingskosten.
Personeelskosten
Personeelskosten zijn de loonkosten van de medewerkers die aan het project deelnemen. Informeer je op voorhand goed hoe je de personeelskosten moet berekenen.
Er zijn grofweg twee manieren:
- Soms mag je een forfait opgeven per dag (bijvoorbeeld: elke medewerker heeft een dagprijs van €350). Dit maakt het gemakkelijk.
- Meestal moet je echter aangeven welke medewerker zal ingezet worden voor welke taak. Daarbij moet je per medewerker aangeven hoeveel hij of zij kost (afhankelijk van anciënniteit). Vaak moet je dit achteraf ook bewijzen met loonfiches. Dat maakt het een stuk ingewikkelder. Hou hierbij ook rekening met een eventuele anciënniteitssprong tijdens de duur van het project. Ook vrijwilligersvergoedingen vallen hieronder.
Werkingskosten
Werkingskosten zijn alle andere kosten die verbonden zijn aan het project.
Een overzicht met voorbeelden:
- Vergaderingen: drank voor de deelnemers aan de vergadering, huur van een vergaderzaal, enz.
- Vervoerskosten: voor activiteiten, voor overlegvergaderingen, enz.
- Documentatie: aankoop boeken, abonnementen tijdschriften, gespecialiseerde lectuur in binnen- en buitenland, enz.
- Administratieve kosten of overheadkosten: telefoon, fax, pc-kosten, port, drukwerk, kopieën, huur toestellen, ontwikkeling didactisch materiaal, secretariaatskosten, opstellen en drukken van eindrapport, vergoedingen SABAM, enz.
- Externe expertise: loonkost voorzitter van de vergadering, prijs tolken, spreker of lesgever: eigen personeel of externe mensen, overnachtingen van experten, enz.
- Informatie en communicatie: aanmaak folders, affiches of andere publicaties, redactie, vormgeving tekst, drukwerk (papier, oplage, grootte, twee- of meerkleurendruk), foto’s, illustraties: copyright of vrije reproductie, vertaalwerk, distributie van folders, enz.
- Organiseren van activiteiten van/voor/met de doelgroep: organisatiekosten, een locatie uitkiezen en huren, contacten leggen met de doelgroep, faciliteiten ter plaatse: overhead, LCD, … Contacten en contracten met leveranciers (brouwer, verhuur tent, geluidsinstallaties, …).
- Extra kosten: hier kan je kosten onderbrengen die in geen ander vakje passen. Let er wel op dat het kosten zijn die eigen zijn aan het project of waarvan je hete verband met het project kan aantonen.
- Onvoorziene kosten: soms is het mogelijk om een post onvoorziene kosten in te bouwen. Uiteraard zal je deze kosten achteraf moeten bewijzen maar het kan je wat zekerheid bieden.
