WBS (Work Breakdown Structure)

Onderwerp Voortgang:

Bij het faseren gaat het erom die fasen te formuleren waarmee het eindresultaat kan bereikt worden. Een groepje bij elkaar horende activiteiten vormt een fase.

Een WBS (Work Breakdown Structure) maken is een handig hulpmiddel om de nodige activiteiten te bepalen. Met een Work Breakdown Structure ontleed je het proces: je begint weer bij het resultaat en verdeelt dat in een overzienbaar aantal afgeronde gehelen.

Als voorbeeld bekijken we de fasen bij een verhuis:

alles is ingepakt en staat in het oude huis
het nieuwe huis is schoon
alles is uitgepakt in het nieuwe huis
het oude huis is schoon

Wat moet daarvoor gebeuren?

Je kan uiteraard de hierboven voorgestelde fasering volgen. Per eenheid zet je wat er moet gebeuren om het zover te krijgen op een rij. Zo krijg je een hiërarchie tussen de activiteiten. Dat wil zeggen dat elke activiteit onderdeel uitmaakt van een activiteit van een hogere orde.

Toegepast op het voorbeeld bij een verhuis:

de dozen moeten worden ingepakt
er moet een lijst komen met wat waar in het nieuwe huis moet komen te staan
die lijst moet in vijfvoud gekopieerd worden want we zijn met vijf verhuizers
de stiften moet gecontroleerd zijn
etiketten moeten beschikbaar zijn
enz.

De truc is om een handige onderverdeling te maken. Knip het uiteindelijke projectresultaat niet in twee grote stukken, maar ook niet in veertien kleine. In het eerste geval ontstaan er op het tweede niveau te veel onderdelen, in het tweede geval verlies je al snel het overzicht. Doe deze klus best niet alleen en betrek het hele projectteam erbij. Vermijd diepgaande discussies: het gaat in deze fase alleen om wat er moet gebeuren, niet hoe.

WBS maken in een mindmap

Met een mindmap kan je vlot een overzicht maken van alle taken die bij je project horen. In een mindmap kan je items in- en uitklappen en deelaspecten steeds verder uitwerken.

Hieronder zie je een voorbeeld van een mindmap in compacte vorm. De tweede figuur is meer in detail uitgewerkt. Ze is opgesteld vanuit de operationaliseringen ‘tijd’, ‘ruimte’ en ‘thema’.